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Vidéo : Transformation Digitale chez Livit

Guide

Comment trouver la bonne solution ECM

Enterprise Content Management

La gestion de contenu d’entreprise (ou ECM, Enterprise Content Management) comprend les stratégies et les technologies destinées à capturer, stocker, retrouver, distribuer, conserver ou détruire les documents et les contenus.

Elle se charge principalement des contenus importés ou générés par une entreprise lors de son fonctionnement et comporte le contrôle des accès à ces derniers hors du cadre de ses processus.

Les systèmes de gestion du contenu d’entreprise gèrent les contenus structurés et non-structurés afin qu’une organisation puisse atteindre ses objectifs, fournir des services à ses clients et se protéger (contre toute non-conformité, les poursuites judiciaires, la désorganisation entre les services ou le turnover).

Déployer une solution de gestion du contenu d’entreprise est un processus qui nécessite d’établir un plan basé sur certains facteurs, comme la stratégie globale d’une entreprise, les exigences en matière de conformité, l’infrastructure et les applications existantes, les processus métiers ainsi que les ressources financières et humaines.

Arcplace peut aider les entreprises lors des différentes phases d’un projet de gestion du contenu d’entreprise en leur fournissant des services de conseil, de déploiement et d’intégration. Grâce à son réseau de spécialistes internes et externes, Arcplace peut répondre à toutes les exigences d’un projet de gestion du contenu d’entreprise, quel que soit le lieu ou le moment.

 

Dans le cadre de différents projets réalisés pour ses clients, Arcplace a, par exemple, acquis de l’expérience dans la gestion du contenu d’entreprise dans les domaines suivants :

  • gestion souple et structurée des documents à l’aide de dossiers
  • archivage probant et gestion des documents d’archives
  • Business Process Automation (workflow/BPM, Case Management)
  • intégration à un environnement applicatif (ERP, Office, Outlook)
  • gestion des documents reçus (Input Management) au moyen de la boîte de réception numérique et des solutions de numérisation

 

 

Gestion électronique des documents (GED)

La gestion des documents est souvent considérée comme l'un des premiers cas d'utilisation, et donc le plus fondamental, dans le cadre de l'introduction d'une solution ECM. Les technologies ECM proposées par Arcplace offrent à une entreprise diverses fonctions pour rendre le traitement des documents plus efficace et moins risqué. Les principales fonctions d’une GED sont notamment les suivantes :

  • organisation des documents collectés (structure de dossiers)
  • indexation des documents (métadonnées)
  • recherche en texte intégral
  • gestion des versions des documents
  • gestion du cycle de vie (délais de conservation)
  • interface avec des solutions de numérisation (stations de numérisation)
  • protection contre les accès non autorisés et chiffrement
  • journal des accès
  • archivage probant en empêchant toute modification
  • interface avec les applications métiers (échange de données de base, liens vers des documents)
  • accès mobile et à partir de n’importe quel endroit, accès simultané
  • intégration intuitive à Outlook / Office

Cas d’utilisation typiques dans le domaine ECM

Fonctionnalités ECM importantes

Les fonctionnalités suivantes sont des exemples courants de ce qui est généralement couvert par une plateforme ECM (Enterprise Content Management) :

  • Capture
  • Workflow
  • Case Management
  • Formulaires électroniques
  • Signatures électroniques
  • Dossiers électroniques
  • Records Management
  • Archive électronique
  • Intégration avec des applications tierces

Des modèles de réalisation flexibles

Les technologies ECM utilisées par Arcplace peuvent être utilisées de différentes manières. Nous proposons d’une part une installation classique sur site. Les clients peuvent également choisir les modèles de services « Managed » ou « Cloud ». Dans le cas du service « Managed », la solution est installée chez le client, mais Arcplace la gère et l’exploite. Pour le service « Cloud », la solution est proposée via les centres de données d’Arcplace ou par le fournisseur sous la forme SaaS (Software as a Service).

 

Vidéo :

Avec l’aide d’Arcplace, la société immobilière Livit SA a digitalisé 150'000 dossiers de contrats de location. Les factures des créanciers et la correspondance sont aujourd’hui automatiquement numérisées, transmises à leurs workflows respectifs et archivées électroniquement selon les normes de conformité en vigueur.

Dans la vidéo, un employé de Livit présente le gain d’efficacité et les optimisations obtenus pour l’entreprise et les employés.

Étude de cas :

Planzer

Arcplace numérise les documents de réception de marchandises chez Planzer

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Partenaires d’Arcplace pour les solutions ECM

Arcplace dispose d’un partenariat stratégique avec Hyland Software et Kendox dans le domaine d’ECM. Hyland a été reconnu comme un des leaders ECM par Gartner. Grâce à la solution OnBase de Hyland, Arcplace dispose d’une solution leader sur le marché mondial dans son portefeuille. Arcplace propose la solution Kendox exclusivement sous forme de service « Cloud » à partir de centres de données suisses. Kendox est une solution puissante pour la gestion et l'archivage de documents commerciaux.

Grâce à ces technologies, Arcplace peut répondre avec flexibilité aux différents besoins lors de la conception et de l’introduction d’une solution adaptée.