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Livre blanc

Lois suisses en matière d'archivage

Dossiers immobiliers électroniques

Outre la gestion et administration d’installations, de bâtiments et d’établissements, les propriétaires ou gérants immobiliers doivent également établir et traiter des dossiers immobiliers. Le service compétent doit pouvoir trouver à tout moment les dossiers immobiliers complets, même en déplacement. Souvent des documents doivent être conservé pendant une longue période et le type d’archivage des documents doit répondre aux exigences légales.

Informations sur le propriétaire, mandats, comptabilité et note d’honoraires, dossiers des concierges, plans de construction, transformations, correspondance, décompte ou circulaires: tous ces documents et bien d’autres encore sont archivés et gérés dans les dossiers immobiliers. La gestion de tels dossiers représente différents défis à relever par la gérance immobilière: la recherche de documents prend souvent du temps et un archivage physique de tous les documents dans des armoires ou parfois des bureaux entiers est souvent une tâche onéreuse et chronopage.

L’alternative qui permet de gagner du temps et de l’argent, c’est le dossier immobilier électronique (e-dossier). La gestion électronique des dossiers permet de pouvoir accéder rapidement et simplement aux documents pertinents.

Un système central de gestion documentaire (GED) ou un système de gestion de contenu entreprise (ECM) permet non seulement de stocker, mais aussi de gérer électroniquement les documents, de leur réception à leur archivage en passant par leur traitement. Grâce à une numérisation continue des documents, le dossier électronique est toujours à jour, et les documents électroniques sont enregistrés de manière centralisée, et intégrés dans le workflow correspondant.

Conformité, sécurité et convivialité

L’archivage électronique de tout type de documents permet aux utilisateurs d’avoir à tout moment un aperçu complet et actuel de l’ensemble des documents. En outre, le système garantit un archivage des dossiers sûr et conforme à la loi. Dans le système GED/ECM, l’accès aux documents confidentiels est exclusivement réservé aux utilisateurs autorisés.

Arcplace emploie les technologies les plus modernes pour numériser, traiter, gérer et archiver les dossiers immobiliers dans la solution de GED/ECM. Nous pouvons ainsi proposer des solutions conviviales et performantes qui répondent aux besoins des régies immobilières de toutes tailles en matière de gestion des dossiers immobiliers.

Numérisation des dossiers immobiliers

Les dossiers immobiliers contiennent souvent des informations sensibles. Arcplace offre donc un service de numérisation sur site. Il permet de numériser les dossiers existants rapidement et efficacement dans les locaux même du client, dès l’adoption de la solution.

La numérisation dans les locaux du client a un double avantage. D’une part, les dossiers confidentiels ne quittent pas un instant l’entreprise, d’autre part, l’accès aux documents est possible à tout moment pendant le processus de numérisation. Pour s’acquitter de cette tâche, Arcplace met à disposition son équipe de spécialistes et une infrastructure de numérisation ultramoderne.

 Nos solutions et services de numérisation

Vidéo :

Étude de cas :

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Processus de facturation automatisé - Effet de mode ou nécessité ? (Anglais)

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