Support
Support

Livre blanc

Lois suisses en matière d'archivage

Dossiers électroniques des étudiants

Les instituts de formation comme les universités, les hautes écoles (spécialisées) ou les établissements privés gèrent souvent un nombre important d’étudiants. Chacun de ces étudiants possède un dossier qui contient des documents comme les confirmations d’immatriculation, les formulaires de contrôles semestriels et les diplômes. Les services centraux, mais aussi les différents départements et facultés ont besoin d’accéder à ces documents.

En outre, ces dossiers doivent être conservés pour des durées plus ou moins longues selon la législation en vigueur du canton. Un archivage physique nécessite beaucoup de place et il est complexe, sans compter que la recherche de dossiers spécifiques fait perdre un temps précieux. L’alternative qui permet de gagner du temps et de l’argent, c’est le dossier électronique (e-dossier). Une système central de gestion documentaire (GED) ou une système de gestion de contenu entreprise (ECM) permet non seulement de stocker, mais aussi de gérer de manière électronique les documents, de leur réception à leur archivage en passant par leur traitement. Grâce à une numérisation continue des documents, le dossier électronique est toujours à jour, et les documents électroniques sont enregistrés de manière centrale.

Conformité, sécurité et convivialité

L’archivage électronique des documents permet aux utilisateurs d’avoir à tout moment un inventaire complet et actuel des documents concernant les étudiants. En outre, le système garantit un archivage sûr et conforme des dossiers. Le système GED/ECM garantit un accès aux informations sensibles uniquement aux utilisateurs autorisés.

Arcplace emploie les technologies les plus modernes pour numériser, traiter, gérer et archiver les dossiers des étudiants dans le système GED/ECM. De cette manière, Arcplace peut proposer des solutions conviviales et efficientes qui répondent aux besoins des instituts de formation de toutes tailles en matière de gestion des dossiers des étudiants.

Numérisation des dossiers étudiants

Les dossiers des étudiants contiennent souvent des informations sensibles. Arcplace offre donc un service de numérisation sur site. Il permet de numériser les dossiers existants rapidement et efficacement dans les locaux même du client, dès l’adoption de cette solution.

La numérisation sur site a un double avantage. D’une part, les dossiers sensibles ne quittent pas un instant l’institution. D’autre part, l’accès aux documents est possible à tout moment pendant le processus de numérisation. Pour s’acquitter de cette tâche, Arcplace met à disposition son équipe de spécialistes et une infrastructure de numérisation moderne.

 Nos solutions et services de numérisation