Support
Support

Livre blanc

Lois suisses en matière d'archivage

Dossiers de bail électroniques

Les bailleurs et gérants immobiliers gèrent souvent un grand nombre de locataires et par conséquent un volume important de dossiers. Pour gérer tous les dossiers, le service compétent doit pouvoir trouver les documents voulus à tout moment et rapidement. Il doit également pouvoir accéder aux documents en déplacement. Par ailleurs, le type d’archivage des documents doit répondre aux prescriptions légales.

Les demandes de location, les contrats de bail, les rapports d’état des lieux, la correspondance ou les coordonnées des locataires constituent seulement une partie de l’ensemble des documents qui figurent dans le dossier de bail. La gestion de tels dossiers représente différents défis à relever par le bailleur ou le gérant immobilier. La recherche de documents prend souvent du temps et un archivage physique de tous les documents dans des armoires ou parfois des bureaux entiers est souvent onéreux et laborieux.

L’alternative qui permet de gagner du temps et de l’argent, c’est le dossier de bail électronique (e-dossier). La gestion électronique des dossiers permet de pouvoir accéder rapidement et simplement aux documents pertinents.

Un système central de gestion documentaire (GED) ou un système de gestion de contenu entreprise (ECM) permet non seulement de stocker, mais aussi de gérer électroniquement les documents, de leur réception à leur archivage en passant par leur traitement. Grâce à une numérisation continue des documents, le dossier électronique est toujours à jour, et les documents électroniques sont enregistrés de manière centralisée, et intégrés dans le workflow correspondant.

Conformité, sécurité et convivialité

L’archivage électronique de tous types de documents permet aux utilisateurs d’avoir à tout moment un aperçu complet et actualisé des documents des locataires. En outre, le système garantit un archivage des dossiers sûr et conforme à la loi. Dans le système GED/ECM, l’accès aux documents confidentiels est exclusivement réservé aux utilisateurs autorisés.

Arcplace emploie les technologies les plus modernes pour numériser, traiter, gérer et archiver les dossiers de bail dans la solution de GED/ECM. Nous pouvons ainsi proposer des solutions conviviales et performantes qui répondent aux besoins des gérances immobilières de toutes tailles en matière de gestion des dossiers de contrat de bail.

Numérisation du dossier de bail

Les dossiers de bail contiennent souvent des informations sensibles. Arcplace offre donc un service de numérisation sur site. Il permet de numériser les dossiers existants rapidement et efficacement dans les locaux même du client, et ce dès l’adoption de la solution.

La numérisation sur site a un double avantage. D’une part, les documents confidentiels ne quittent pas un instant l’entreprise, d’autre part, l’accès aux dossiers est possible à tout moment pendant le processus de numérisation. Pour s’acquitter de cette tâche, Arcplace met à disposition son équipe de spécialistes et une infrastructure de numérisation moderne.

 Nos solutions et services de numérisation

Vidéo :

Étude de cas :

Livit

Livit

Processus de facturation automatisé - Effet de mode ou nécessité ? (Anglais)

Download