Les dossiers sont des collections de différents documents portant sur des thèmes similaires. Quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, la plupart des entreprises travaillent avec des dossiers, comme par exemple : les dossiers du personnel, les dossiers clients, les dossiers des étudiants, les dossiers patients, les dossiers de projet, transport, immobiliers, etc.
A l’ère du numérique, le défi consiste à gérer et archiver ces dossiers au format électronique (e-dossier). Les utilisateurs ont diverses exigences sur la manière dont le nouveau système doit simplifier et améliorer leurs processus de travail. Pour la gestion et la conservation de certains documents, il existe en outre des réglementations qui doivent être respectées. Pour répondre à ces exigences, on utilise un système de gestion documentaire (GED) ou un système de gestion de contenu entreprise (ECM).
Grâce aux dossiers électroniques, les clients ont toujours une vue d’ensemble complète et actuelle sur le contenu du dossier et profitent en plus de fonctions utiles, comme :
- Des fonctions de recherche étendues
- Un archivage conforme des documents
- Un contrôle d’accès grâce à un droits d’accès
- L’intégration avec des applications existantes
- L’intégration avec Microsoft Office et Outlook
Les utilisateurs de dossiers électroniques profitent des avantages suivants :
- Economies de coûts grâce à la réduction de la surface physique d’archivage
- Accès rapide aux dossiers ou à certains documents
- Meilleure gestion et contrôle des accès
- Réduction du risque de perte de documents
- Meilleure protection contre les incendies et les dégâts d'eau
Arcplace possède une grande et longue expérience dans la création de dossiers électronique et peut mettre en œuvre les exigences les plus variées.
Exemples de dossiers électroniques
Dossiers du personnel
Les services du personnel et les cadres dirigeants ont besoin d’avoir un accès simple, rapide et sécurisé aux dossiers du personnel.
Dossiers des étudiants
Des dossiers des étudiants doivent être conservés pour des durées plus ou moins longues selon la législation du canton en vigueur.
Dossiers immobiliers
L’utilisation du dossier immobilier électronique simplifie les processus de travail et propose un accès rapide et sûr aux documents souhaités.
Dossiers de bail
L’archivage électronique de tous types de documents permet aux utilisateurs d’avoir à tout moment un aperçu complet et actualisé des documents.
Services 100% Suisses
Arcplace est un fournisseur suisse de services de gestion de l'information et d'archivage. Arcplace offre des services basés sur des centres de numérisation et de données suisses et certifiés ISO 27001.
Modèles de service
Arcplace propose les
modèles de service suivants :
Installations sur site
Services gérés
Services Cloud
Téléchargements
Notre espace de téléchargement vous propose les éléments suivants :
Livres blancs
Études de cas
Dossiers
Guides