Le traitement manuel du courrier que vous recevez est trop lourd, trop coûteux ? Vous perdez même parfois des informations ? Les différents services font plusieurs copies des courriers envoyés, ce qui entraîne la création d’archives fantômes ? Le Digital Mailroom d’Arcplace vous permet de créer une entrée centralisée où toutes les informations papier et numériques sont enregistrées afin qu’il soit possible de les distribuer automatiquement dans l’entreprise par voie électronique, de les traiter en assurant la traçabilité et finalement de les archiver conformément à la législation. Découvrez la simplicité et la facilité avec lesquelles vous pouvez adopter les solutions standard d’Arcplace pour la réception du courrier.
Service « Light » : petit, mais performant
Le service Digital Mailroom « Light » vous permet de recevoir votre courrier quotidien par voie électronique, vous pouvez ainsi le traiter facilement et rapidement. Il vous suffit de demander à la Poste qu’elle transfère tous vos courriers au Arcplace Scan & BPO (Business Process Outsourcing) Center. Voilà, vous êtes prêt à vous lancer ! Les opérateurs de numérisation traitent les lettres reçues au Scan & BPO Center et créent un fichier PDF/A à partir du contenu de chaque enveloppe. Vous recevez ensuite le courrier électronique par l’intermédiaire d’un serveur SFTP ou par e-mail. Les courriers papier originaux et les éventuels envois contenant des objets en 3D vous sont renvoyés en recommandé une fois par semaine. Vous pouvez mettre en œuvre ce service en une semaine et le compléter ou l’étendre de manière personnalisée quand vous le souhaitez.
Principaux avantages :
- Traitement efficace et complet du courrier quotidien
- Temps de réaction plus courts et donc satisfaction plus élevée de la clientèle
- Service économique qu’il est possible de mettre en œuvre facilement et rapidement
Principaux avantages :
- Service ultramoderne avec une technologie de capture de pointe
- Accès au portail clients « MyArcplace » (ouverture de tickets, activités de validation, rapports intelligents, supervision en direct du courrier reçu)
- Il est possible de mettre en œuvre une version personnalisée et sur mesure du service en une semaine
Service « Smart » : hautement automatisé, évolutif et simple
Le service Digital Mailroom « Smart » vous permet de franchir une étape de plus. Il vous fournit une solution simple, automatisée et évolutive pour le traitement quotidien du courrier que vous recevez. Lorsque le courrier arrive au Scan & BPO Center, il est trié en différentes catégories en fonction de règles générales et de vos propres règles. Par exemple, les enveloppes destinées à certains services ou certaines personnes de l’entreprise sont mises à part avant numérisation et transmises à leur destinataire sans être ouvertes. Cette étape du traitement est nommée liste noire (ou blacklist). Ce service traite non seulement les courriers papier, mais également les courriers qui sont déjà sous forme électronique. Ces derniers concernent par exemple des e-mails qui sont envoyés à une boîte de réception propre à chaque client dans le Scan & BPO Center d’Arcplace.
Après la phase de réception, les documents sont classés à l’aide de la technologie de capture de pointe DocProStar de TCG qui se base sur l’intelligence artificielle. Après la classification, le logiciel extrait les champs de données prédéfinis des documents. Les données générées sont transmises au client en utilisant un serveur SFTP à la fin du processus afin qu’il puisse les traiter. Les lettres traitées et celles mises à part sont régulièrement envoyées au client. En option, Arcplace peut archiver les lettres numérisées pendant une durée limitée, elles sont ensuite détruites de manière sûre et appropriée.
Dans le cadre du service, vous avez accès au portail clients « MyArcplace ». Vous pouvez y consulter des rapports concernant votre service. Vous pouvez également y demander de l’assistance et effectuer certaines parties de la numérisation, comme la validation par exemple, si vous le souhaitez.
« Digital Mailroom » : le pack complet sur mesure
Arcplace propose en plus des services standard « Light » et « Smart » présentés ci-dessus, des solutions entièrement personnalisées. Cette approche sur mesure offre aux entreprises un environnement hybride avec un service complet, extensible et évolutif. Tous les documents reçus sont traités, quel que soit leur format (papier, e-mail, e-Stream) et le canal de réception (e-mail, fax, formulaire en ligne, imprimante multifonction, téléphone mobile, chat, etc.). Les données provenant des différentes sources sont numérisées de manière homogène afin qu’elles puissent ensuite être traitées avec une logique métier cohérente. Ce service se base sur les technologies les plus modernes afin d’automatiser au maximum les processus de classification et d’extraction des données.
Les solutions de service de courrier numérique peuvent être déployées en interne ou achetées sous la forme de services complets. Les formes hybrides, dans lesquelles seule la numérisation ou la génération d’images est réalisée dans le Scan & BPO Center d’Arcplace par exemple, sont également possibles. Les données entre le Scan & BPO Center et le client sont transmises de manière personnalisée sur des liaisons de données très sûres.
Principaux avantages :
- Distribution plus efficace des courriers reçus
- Satisfaction très élevée de la clientèle grâce à des temps de réaction plus courts
- Les processus ne sont pas interrompus en raison de la perte ou de l’oubli de documents papier
- Amélioration de la conformité, car il est possible de consulter et de suivre les flux de documents
- Gain de place, car il n’est plus nécessaire de conserver les documents papier
- Coûts nettement plus bas
