Le 10 mai 2016

swisspro automatise la comptabilité fournisseurs

swisspro, un groupe leader suisse spécialisé dans les installations électriques, la transmission vocale et la communication des données, a automatisé le traitement de ses quelque 60’000 factures fournisseurs annuelles en Octobre 2015. Avec la solution d’Arcplace, englobant un flux de facturation électronique et une solution d’archivage numérique non modifiable, l’efficacité a pu considérablement être augmentée. Pour la numérisation des factures papier, swisspro s’appuie sur le centre de numérisation d’Arcplace.

 

Le centre de numérisation d’Arcplace numérise les factures papier

Afin d’optimiser le flux de facturation et de réduire les coûts, le groupe suisse d’installations électriques swisspro a réussi, avec l’aide d’Arcplace, à développer une solution complète pour la numérisation et l’automatisation des processus de traitement basés jusque-là sur le format papier. Dans le cadre de cette solution, swisspro utilise également les services du centre de numérisation d’Arcplace. Les factures fournisseurs y sont numérisées et les informations de facturation sont ensuite extraites et comparées avec les données de base. L’application Basware répartit les factures numériques automatiquement en vue de leur contrôle et validation au sein de l’entreprise. Après approbation et paiement, les factures sont archivées sous forme numérique non modifiable. « Grâce à l’utilisation du centre de numérisation, nous n’avons ni besoin de mettre en place et d’entretenir une infrastructure de numérisation interne coûteuse, ni de mobiliser du personnel à cet effet. Nous envoyons tout simplement nos factures fournisseurs sur papier et obtenons immédiatement les documents électroniques préparés et validés sur notre serveur. », explique David Hess, responsable du service Finances et comptabilité chez swisspro.

Temps de traitement plus rapides et moindres coûts

Le traitement automatique des factures a permis une nette diminution du temps de traitement par facture. Les collaborateurs à la comptabilité sont fortement déchargés et le taux d’erreur peut diminuer aussi, car les coûts peuvent être affectés plus précisément et rares sont les erreurs de saisie commises. La situation actuelle des factures fournisseurs peut être consultée à tout moment depuis les postes de travail. Ainsi, swisspro bénéficie de meilleures conditions de facturation grâce à un traitement plus rapide. Les documents sont accessibles à tout moment dans l’archive numérique. En outre, la numérisation a permis un gain de place considérable au siège principal à Zürich. Grâce à l’utilisation du centre de numérisation d’Arcplace, swisspro n’a plus besoin d’une infrastructure de numérisation interne coûteuse.

 Traitement de factures

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

Contact :

Arcplace SA
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch