Les RhB sont une entreprise performante dans le secteur des transports de loisirs, de migrations journalières et d’acheminement de biens. Avec leurs voies de montagne exceptionnelles, leur inscription au patrimoine mondial de l’UNESCO, le Glacier Express et le Bernina Express, ils proposent des trajets fascinants à travers les Grisons depuis 1889. L’entreprise recherchait un partenaire professionnel pour numériser son processus de traitement comptable. Son choix s’est arrêté sur Arcplace.

Processus numérique complet avec potentiel d’extension

Chaque année, les RhB traitent environ 35’000 factures fournisseur, le plus souvent manuellement et sur papier jusqu’à présent. L’introduction du traitement numérique des factures papier et PDF remplace complètement le processus manuel. L’introduction de la technologie leader de Basware permet de traiter tout le workflow, depuis la saisie des factures fournisseur jusqu’à l’archivage en passant par la validation, l’approbation et le règlement. « Aujourd’hui, nous avons une meilleure vue d’ensemble de nos factures. Nous savons en permanence où se trouvent les documents, car nous n’avons plus besoin de les faire circuler physiquement d’une personne à l’autre. Grâce à la validation électronique, le respect du règlement des compétences est aussi assuré », explique Jörg Steiner, responsable du projet informatique des Chemins de fer rhétiques.

La solution implémentée par Arcplace a été intégralement inscrite dans le paysage de système complexe des RhB, composé de deux systèmes ERP. Ainsi, plus rien ne s’oppose à l’introduction future d’un processus complet pour le traitement des commandes, des factures et des notes de frais (Purchase-to-Pay – P2P).

Le traitement électronique a de nombreux avantages

Le traitement électronique des factures fournisseur permet aux plus grands chemins de fer alpins de Suisse de faire un grand pas en avant en matière d’efficacité, de délais de traitement, le tout en optimisant ses ressources. Le respect du règlement des compétences est garanti par la validation électronique des factures et la transparence du processus est accrue.

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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