Le service du personnel d’Hilti gérait les quelque 1900 dossiers personnels des collaborateurs actifs au format papier jusqu’à très récemment. L’entreprise recherchait une solution de numérisation de ces documents afin de pouvoir les intégrer à la solution de gestion des processus de l’entreprise basée sur SAP. Hilti souhaitait impérativement un fournisseur qui pourrait numériser les dossiers sur place, à Schaan, à l’aide d’une infrastructure professionnelle. L’entreprise a donc choisi Arcplace, qui est spécialisée dans la numérisation et la gestion des documents.

Les spécialistes d’Arcplace numérisent les documents d’Hilti

Les spécialistes de la numérisation de documents d’Arcplace ont également aidé l’équipe des ressources humaines d’Hilti à définir la structure des futurs dossiers personnels numériques et les types de documents correspondants. Pour permettre l’archivage structuré des documents, l’opérateur de numérisation a enregistré manuellement le numéro personnel et le type de chaque document pendant la procédure. Après validation, un fichier PDF/A indexable a été créé pour chaque document. À la fin du projet, les dossiers personnels numériques ont été remis sur un disque dur externe, ce qui a permis de les exporter très facilement vers SAP, la solution de gestion des processus de l’entreprise.

Des processus plus simples et plus rapides, un gain de place

Hilti est satisfait du déroulement du projet et des résultats obtenus. Mme Gaby Mair, spécialiste des ressources humaines à Hilti, explique : « Les objectifs du projet ont été atteints, tout en respectant les délais et le budget définis. Les dossiers personnels au format numérique simplifient et accélèrent les processus de travail dans le domaine des ressources humaines. Aujourd’hui, nous pouvons y accéder, y rechercher des informations précises et transmettre très simplement ces dernières aux personnes autorisées à partir de n’importe quel endroit. La consultation des dossiers électroniques du personnel est régie par un système de droits d’accès détaillé. »

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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Arcplace SA
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 i.feusi@arcplace.ch