Le 12 décembre 2017

Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures avec Arcplace

Ernst Sutter AG, la troisième entreprise suisse de transformation de la viande, est passée, grâce à Arcplace, en seulement quatre mois à un workflow entièrement digital pour le traitement et l'archivage des factures fournisseurs. Le traitement de factures en grande partie automatisé a permis de réduire les temps de traitement, soulagé les collaborateurs et la comptabilité et considérablement amélioré la transparence en matière de frais.

Ernst Sutter AG

(Image source : Ernst Sutter AG)

 

35'000 factures fournisseurs par an

Ernst Sutter AG, qui appartient au groupe Fenaco, reçoit chaque année environ 35'000 factures fournisseurs. L'imputation comptable, le visa et l'archivage des factures papier a englouti beaucoup de temps dans le passé et entraîné des dépenses importantes. L'entreprise a donc choisi une solution complète d'Arcplace avec laquelle des factures fournisseurs – complètement intégrées dans le système ERP – peuvent être traitées électroniquement de manière efficace et archivées de manière conforme.

Le flux de facturation fournisseurs permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent

Les factures sont scannées et transmises à un processus électronique d'imputation comptable, de vérification et d'autorisation. Les factures ayant trait à une commande dans le système ERP sont automatiquement comparées et validées en cas de concordance puis transmises au système FIBU pour le paiement. Le reste des factures est soumis à un processus électronique de vérification et de validation selon le principe du double contrôle. Les postes à approuver sont enregistrés automatiquement et livrés par e-mail aux responsables pour approbation. Toutes les factures sont à la fin enregistrées digitalement de manière conforme.

50% des factures fournisseurs traitées dans un délai de deux jours

Michael Strübi, responsable du controlling et membre de la direction d'Ernst Sutter AG confirme les améliorations considérables : « 50% de nos factures fournisseurs sont aujourd'hui traitées dans un délai de deux jours. » Ernst Sutter AG peut aujourd'hui affecter des coûts de manière plus précises et bénéficie de plus de transparence. Avec les processus automatisés et l'archivage digital conforme à la législation, les données erronées et les pertes de documents sont évitées. La solution a été mise en pratique en seulement quatre mois sans perturber le fonctionnement de la comptabilité et devrait être introduit dans les prochains mois dans d'autres entreprises du groupe Fenaco.
 

 Étude de cas : Ernst Sutter AG automatise le traitement de ses factures

 Les solutions de traitement de factures
 

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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