Le 28 mars 2019

Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers de son personnel avec Arcplace

Arcplace a numérisé environ 2 500 dossiers du personnel sur papier pour le groupe suisse de commerce de gros Debrunner Koenig. Les spécialistes d’Arcplace ont réalisé le projet dans les bureaux du client. Les collaborateurs du service des ressources humaines de toutes les filiales peuvent désormais accéder aux informations concernant les collaborateurs sous forme numérique, où qu’ils se trouvent et quand ils le souhaitent.

Le groupe Debrunner Koenig

(Image source : Debrunner Koenig)

 

Le groupe Debrunner Koenig est un partenaire commercial et un prestataire de services B2B reconnu dans les secteurs du bâtiment, de l’artisanat et de l’industrie. Il se compose des trois secteurs commerciaux « Armatures »,
« Multi Metal » et « Produits techniques ». Debrunner Koenig Management AG (DKM), la société de prestation de services du groupe Debrunner Koenig, gère le département Ressources Humaines de l’entreprise. DKM recherchait un partenaire afin de numériser les quelque 2 500 dossiers du personnel conservés au siège, puis de les mettre à la disposition des collaborateurs des ressources humaines des filiales sur la plate-forme RH Abacus.

Numérisation haute performance sur place par l'équipe d'Arcplace

DKM a choisi Arcplace pour la numérisation en raison de ses références. Les deux partenaires ont défini ensemble la structure des dossiers du personnel au préalable. Une équipe multilingue expérimentée d’Arcplace a numérisé les documents sur une infrastructure provisoire installée dans les locaux de DKM à Saint-Gall. Les dossiers ont été traités par étapes en fonction des activités en cours concernant le personnel. Le processus comportait la correction des dossiers selon des règles clairement définies, le tri et le classement des documents, la numérisation, l’indexation et le contrôle final. Les fichiers électroniques ont ensuite été remis sous une forme qui a permis de les transférer facilement dans Abacus.

Les dossiers sont maintenant disponibles dans l'ensemble du groupe au format numérique

Le projet de numérisation a été réalisé avec succès dans le respect des délais et des coûts. Les dossiers du personnel sous format électronique sont à la disposition de l'ensemble des collaborateurs habilités des RH dans tout le groupe via le système RH Abacus. Cela a permis d'accélérer nettement les processus RH chez Debrunner. Le service de numérisation d'Arcplace a veillé à ce que les informations sensibles relatives au personnel soient traitées confidentiellement, et restent disponibles aussi pendant la durée du projet. La suppression de l'archivage papier a permis de gagner beaucoup de place au siège principal de DKM. Matthias Züllig, responsable Human Resources du groupe Debrunner Koenig, salue la collaboration avec Arcplace : « Le projet s'est déroulé de façon très professionnelle de A à Z. Sur la base de son expérience, Arcplace a réussi à délivrer de précieuses informations sur la structure des dossiers numériques et sur l'organisation de l'ensemble du processus de numérisation. Nous sommes très satisfaits. »

 

 Numérisation

 Étude de cas : Le groupe Debrunner Koenig numérise les dossiers du personnel

 

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

Contact :

Arcplace SA
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Mühlebachstrasse 54
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 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch