La solution d'Arcplace pour l'e-dossier

La Haute Ecole de Lucerne a lancé un appel d'offres public pour un système de gestion électronique des documents (GED) afin de remplacer ses dossiers d'étudiants sur papier. Après un essai pilote concluant au sein du département Technique & Architecture, la solution est désormais disponible dans plusieurs autres départements de la Haute Ecole. Le système Kendox InfoShare constitue l'élément principal. Tous les documents y sont indexés et enregistrés dans le dossier électronique en respectant la législation en vigueur. L'interface avec CLX.Evento, le logiciel d'administration de l'école, permet de créer les dossiers auxquels il est ensuite possible d'accéder au moyen d'un client Web. Les documents physiques sont numérisés au moyen de postes de numérisation spéciaux. Les collaborateurs peuvent directement créer des documents dans la solution e-dossier depuis les applications MS Office. La durée d'archivage, l'intégrité du document et le journal des accès sont définis dans le système Kendox, les exigences légales en matière d'archivage sont donc respectées. Il est possible de gérer les droits d'accès aux e-dossiers de manière personnalisée en fonction des rôles des utilisateurs définis centralement dans Active Directory.

Gain de temps important et accès aux informations en toute sécurité

Il est possible de trouver les dossiers et les différents documents en quelques secondes grâce à la recherche intégrée. Les responsables de service et les autres personnes autorisées ont accès aux informations où qu'ils se trouvent et à n'importe quelle heure grâce à l'interface Web. Regula Schärli, responsable du secrétariat Bachelor & Master de département Technique & Architecture, souligne la convivialité: « L'utilisation dans l'environnement MS Office que tout le monde connaît ne nécessite quasiment aucune explication, on maîtrise les processus en deux à trois heures ». Il est possible de conserver les dossiers numériques pendant la durée légalement exigée sans problème de place et la consommation de papier a considérablement baissé. Dans un proche avenir, la Haute Ecole de Lucerne prévoit de permettre aux étudiants d'accéder à leur dossier dans un nouveau portail.

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions de protection et d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 800 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

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