Le changement de gestion immobilière comporte dans la pratique quelques écueils quand il s’agit de transférer des dossiers volumineux. Cela implique beaucoup d’efforts et de tâches manuelles, surtout si la nouvelle administration travaille avec des dossiers numériques. En effet, les documents existants au format papier ou PDF doivent être transférés depuis l’ancienne administration vers la structure d’archivage de l’entreprise. Bien souvent, les documents existants au format numérique sont même imprimés et de nouveau scannés, afin d’être ensuite triés, réorganisés et recatalogués. La solution d’accès aux mandats, qui a été conçue en commun par Arcplace et VERIT Immobilier, couvre alors l’ensemble du processus allant de l’éventuelle numérisation jusqu’au transfert ciblé dans les archives numériques, en passant par la classification automatique et l’indexation des documents.

L’intelligence artificielle en tant qu’élément central

La nouvelle solution d’accès aux mandats consiste en une logique basée sur l’intelligence artificielle (IA) qui a été testée au préalable sur les documents spécifiques à l’immobilier et la structure d’archivage propre à l’administration. L’intelligence artificielle utilise ici des méthodes avancées telles que le « machine learning », afin de créer en autonomie des algorithmes appropriés sur la base d’exemples en arrière-plan de façon à identifier et traiter correctement les documents à classer dans l’exploitation productive. La composition claire et univoque des structures des dossiers, la sélection minutieuse et représentative des bons exemples en quantité suffisamment grande et une expérimentation constante des nouveaux documents avec l’intelligence artificielle sont essentielles pour un degré d’automatisation élevé et donc décisives pour la réussite d’un projet. Si les différents taux de reconnaissance sont encore trop faibles ou si le contenu ou la mise en page des documents évolue au fil du temps, les algorithmes peuvent être peaufinés ajustés en continu grâce au « self learning », afin que l’IA soit tenue à jour au fur et à mesure de l’évolution des circonstances. L’important est que l’expérimentation et l’ajustement soient réalisés par des experts en étapes de processus définies, contrôlées et itératives.

« Avec le nouveau processus d’accès aux mandats, nous avons résolu avec Arcplace un problème fondamental dans la gestion. Que les documents soient remis au format papier ou numérique, nous disposons désormais d’une solution simple et intelligente qui nous permet de transférer tous les documents vers des archives non modifiables au format souhaité. Le gestionnaire n’a plus à intervenir que si l’intelligence artificielle présente un facteur d’incertitude trop élevé pour un document », explique Martin Frei, Chief Digital Officer chez VERIT Immobilier SA.

Une nette plus-value pour la branche

Avec la solution d’accès aux mandats, chaque accès à un mandat est transféré facilement et rapidement vers le système cible désigné (archives / e-dossier). Compte tenu du degré d’automatisation élevé et de la technologie ultramoderne (IA), il est dorénavant possible d’épurer et d’automatiser en grande partie un processus ardu et laborieux. La préparation des travaux de numérisation peut être réduite au minimum, ce qui permet de gagner un temps précieux. Tous les documents issus de différents types de dossiers (dossier immobilier, dossier de locataire, dossier de propriétaire ou dossier de concierge) peuvent être numérisés et classés avec la même solution.

À l’avenir, la branche pourra ainsi bénéficier du travail préalable effectué par VERIT Immobilier et Arcplace et gérer ses propres accès aux mandats (format analogique, numérique ou hybride) avec la même solution. Cela représente une plus-value pour toute la branche et comble une lacune, qui est pour l’instant encore largement présente et qui devient de plus en plus importante à mesure que le nombre d’administrations gérant des dossiers numériques augmente.

Stefan Röösli, Account Manager Real Estate chez Arcplace : « En collaboration avec VERIT Immobilier, nous avons pu dans ce projet regrouper des technologies avancées en une solution globale. Les technologies de l’IA ne sont pas ici utilisées comme des mots à la mode, mais concrètement et en tant qu’élément central d’un processus quotidien. Avec cette solution, nous sommes convaincus de pouvoir simplifier la vie de la branche de l’immobilier. »

Pour obtenir des informations détaillées sur la solution d’accès aux mandats, veuillez contacter :

Arcplace AG
Stefan Röösli
 s.roeoesli@arcplace.ch
+41 44 501 22 24

VERIT Immobilien AG
Martin Frei
 martin.frei@verit.ch
+41 44 389 77 18

VERIT Immobilier SA

VERIT Immobilier SA est une société immobilière opérant dans toute la Suisse, forte de plus de 60 ans d’expérience dans la gestion et l’administration de biens immobiliers. VERIT est spécialisée dans la gestion, la réhabilitation, la location et la vente de biens immobiliers de propriétaires institutionnels et privés et les accompagne de manière professionnelle et fiable tout au long du cycle de vie des biens immobiliers. 

VERIT Immobilier SA fait partie du Groupe Avobis depuis 2021. Environ 150 collaborateurs répartis sur dix sites dans toute la Suisse suivent et gèrent plus de 40’000 biens locatifs.

Arcplace SA

La société suisse Arcplace SA est un prestataire de services informatiques spécialisé qui aide les organisations à numériser et à automatiser les processus liés aux documents ainsi qu’à l’archivage électronique.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Société privée et indépendante, Arcplace possède une équipe professionnelle de plus de 90 collaborateurs.

Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse. En outre, Arcplace est certifié selon la norme ISO 27001 relative à la sécurité de l’information.