Les archives numériques existantes des dossiers du personnel chez Valora étaient obsolètes, ne pouvaient pas être gérées de manière différenciée et demandaient un travail considérable. C'est pourquoi Valora a chargé Arcplace SA, spécialiste suisse de la gestion des informations et de l'archivage, de développer et de mettre en œuvre une nouvelle solution d'archivage. Contrairement à l'ancienne solution, celle-ci devait être complètement intégrée au sein du système SAP existant.

Près de 400’000 documents ont été transférés dans la nouvelle solution d'archivage SAP

En se basant sur le logiciel d'archivage de KGS, Arcplace a mis en place une solution permettant de stocker les nouveaux dossiers RH dans le système SAP et de reprendre les dossiers existants. L'infrastructure de numérisation existante a été adaptée de manière à ce que les documents et leurs métadonnées puissent être reliés au système SAP et transférés aux archives KGS Contentserver4Storage. Avec l'extension KGS ZADOC, l'interface standardisée ArchiveLink® du SAP a été étendue à la possibilité de traiter des attributs supplémentaires et de permettre des accès indépendants au SAP. En seulement deux jours, les 400’000 documents existants ont été transférés entièrement par Arcplace dans la nouvelle archive SAP KGS conformément à la législation.

Archivage conforme à la législation dans SAP sans interruption de support

Avec la nouvelle solution d’Arcplace, Valora peut archiver les dossiers du personnel nouvellement créés, sans interruption de support et entièrement intégrés dans l'environnement système SAP. De plus, les exigences accrues en matière de conformité sont respectées. Les dossiers archivés conformes à la législation sont mis à la disposition des salariés directement dans SAP HCM. En adoptant le concept d'autorisation SAP HCM existant, l'accès aux dossiers peut désormais être contrôlé de manière différenciée. La structure des dossiers du personnel a été optimisée en étroite collaboration entre les services du personnel de Valora et Arcplace et adaptée aux processus de travail actuels.

Valora est très satisfaite du travail d'Arcplace et des améliorations réalisées. Bernd Haberhauer de HR Application Management Valora Schweiz AG souligne le respect des délais ainsi que la maîtrise des coûts du projet : « Arcplace a implémenté de manière professionnelle l’archivage des dossiers du personnel conformément à la législation. »
 

 Archivage SAP
 Étude de cas : Plus de facilité pour l’archivage de Valora

Arcplace SA

Prestataire de services informatiques, la société suisse Arcplace SA s’est spécialisée dans la gestion de l’information et l‘archivage. Arcplace propose des solutions de numérisation, de gestion et d’archivage de documents ainsi que des solutions d’archivage de données. En associant des technologies de pointe et des modèles de services innovants comme les services gérés, les services Cloud ou l’externalisation des processus, Arcplace est en mesure d’offrir des solutions optimales aux entreprises de toute taille.

Depuis sa création en 2006, Arcplace a déployé des solutions pour plus de 900 clients de diverses branches. Arcplace propose ses services en utilisant des centres de données en Suisse.

Contact :

Arcplace SA
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Mühlebachstrasse 54
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 +41 44 501 22 00
 i.feusi@arcplace.ch