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Die korrekte Archivierung von E-Kommunikation wird immer wichtiger

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White Paper (Englisch) - Finanzbereich

Archivierung von E-Kommunikation

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E-Mail / IM Archivierung

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Strategien einzuführen, welche das Wachstum der Menge von elektronischen Nachrichten einschränken und den Vorschriften zur Aufbewahrung dieser Kommunikationsdaten gerecht werden. Um diese Herausforderungen anzugehen, bietet Arcplace Lösungen und Services zur Archivierung von E-Mail und Instant Messaging Plattformen an.

Abhängig vom eingesetzten E-Mail und/oder Instant Messaging System, den spezifischen Archivierungsanforderungen und der Unternehmens-Strategie, unterstützt Arcplace die Kunden bei der Konzeption und der Inbetriebnahme der optimalen Archivierungslösung. Arcplace unterscheidet zwischen zwei Methoden bei der Archivierung: einerseits die sogenannte Mailbox-Archivierung und andererseits die Journal-Archivierung.

Die Mailbox-Archivierung verfolgt das Ziel der Entlastung des E-Mail Systems, indem alte E-Mail Daten in ein Archiv ausgelagert werden. Zudem können persönliche Benutzer-Archive (PST/NSF) ebenfalls in das Mailbox-Archiv importiert werden. Der Zugriff für die Anwender ist transparent und bedingt keinerlei Schulung.

Die Methodik der Journal-Archivierung hat das Ziel Nachrichten (E-Mails und/oder Instant Messages) aufgrund rechtlicher Vorschriften respektive der Compliance aufzubewahren. Dabei wird der gesamte eingehende sowie ausgehende Nachrichten Datenstrom ins Journal-Archiv kopiert. Die Speicherung dieser Nachrichten erfolgt in der Regel auf rechtskonformen Speichersystemen. Damit diese gesammelten Daten effizient durchsucht werden können, beinhaltet die Lösung effiziente und umfassende E-Discovery-Fähigkeiten.

E-Mail Archivierung

 

Instant Messaging Archivierung

Die Nutzung einer Instant Messaging Lösung hat in vielen Unternehmen seit einigen Jahren an Bedeutung gewonnen. Studien belegen, dass mittels Instant Messaging genauso geschäftskritische Informationen ausgetauscht werden wie über E-Mails.

Arcplace bietet mit seinen Archivierungslösungen die Möglichkeit diese Informationen sukzessive und automatisch archivieren zu können. Damit verbleiben die Angaben aus den Gesprächsprotokollen erhalten und nachvollziehbar. Die archivierten Instant Messaging Daten sind für allfällige Anfragen im Rahmen von E-Discovery volltext-basiert durchsuchbar.

Instant Messages folgender Plattformen können archiviert werden (unvollständige Liste):

  • Skype for Business
  • Cisco Jabber
  • Thomson Reuters
  • Bloomberg
  • Symphony
  • Salesforce Chatter
  • Facebook
  • Twitter

Flexible Umsetzungsmodelle

Die Arcplace Lösungen für eine Archivierung von E-Mails und IM-Daten sind in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen realisierbar. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace angeboten.

 
Umsetzungsmodelle

Produktinformationen Veritas Enterprise Vault (Englisch):

Overview
Exchange Archiving
Notes Archiving
File Archiving
SharePoint Archiving
Discovery Accelerator

White Paper:

Schweizer Archivierungsvorschriften

Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen Informationen

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Booklet: E-Mail Archivierung

Leitfaden zur Umsetzung und rechtliche Grundlagen (CH, D, A)

  • Wer muss E-Mails archivieren?
  • Was ist bei der Archivierung zu beachten?
  • Welche Begriffe muss man kennen?
  • Wie findet man die richtige Lösung?
  • Wie rechnet sich die E-Mail Archivierung?

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