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Case Study

E-Dossiers an der Hochschule Luzern

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Elektronische Studierendendossiers

Bildungsinstitute wie Universitäten, (Fach-)Hochschulen oder private Ausbildungsanbieter betreuen oft eine hohe Anzahl Studierende. Zu all diesen Studierenden bestehen Dossiers, welche Unterlagen wie die Immatrikulationsbestätigungen, Semesterkontrollblätter und Zeugnisse enthalten. Die zentralen Dienste, aber auch einzelne Fakultäten und Departemente benötigen Zugriff auf diese Unterlagen.

Studierendendossiers müssen je nach kantonaler Gesetzgebung unterschiedlich lange aufbewahrt werden. Eine physische Archivierung braucht viel Platz und ist umständlich, zudem geht bei der Suche nach bestimmten Dossiers wertvolle Zeit verloren. Die zeit- und kostensparende Alternative hierzu ist das elektronische Studierendendossier (E-Dossier). Ein Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) dient dabei einerseits als Ablage der Dokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Laufendes Scannen von Unterlagen hält die elektronischen Dossiers fortwährend aktuell, gleichzeitig werden die elektronischen Dokumente zentral abgelegt.

Rechtskonform, sicher und benutzerfreundlich

Die elektronische Ablage verschiedenster Dokumententypen ermöglicht den Anwendern jederzeit einen aktuellen und vollständigen Überblick über die Unterlagen der Studierenden. Darüber hinaus gewährleistet das System eine rechtskonforme und sichere Archivierung der Dossiers. In jedem Fall bietet das DMS/ECM-System ausschliesslich berechtigten Benutzern den Zugriff auf vertrauliche Dokumente.

Für die Abbildung der Studierendendossiers im DMS/ECM-System verwendet Arcplace die neuesten Technologien aus den Bereichen Scanning, Workflow, Dokumenten-Management und Archivierung. Arcplace kann somit benutzerfreundliche und leistungsfähige Lösungen anbieten und dadurch die Bedürfnisse von Bildungsinstituten unterschiedlichster Grösse bei der Verwaltung ihrer Studierendendossiers abdecken.

Digitalisieren der Studierendendossiers

Bei Studierendendossiers handelt es sich oft um sensible Informationen. Arcplace bietet daher ein Scanning Service vor Ort an. Dieser erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer solchen Lösung direkt beim Kunden schnell und effizient zu digitalisieren.

Das Scanning beim Kunden vor Ort hat den Vorteil, dass die sensiblen Dossiers zu keinem Zeitpunkt die Institution verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.

Unsere Scanning Lösungen und Services

Case Study:

Hochschule Luzern

Hochschule Luzern (HSLU)

Elektronische Studierenden­dossiers an der Hochschule Luzern

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