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White Paper

Schweizer Archivie­rungsvorschriften

Elektronische Mietvertragsdossiers

Vermieter, respektive Liegenschaftsverwalter betreuen oft eine hohe Anzahl von Mietern, wobei für jeden einzelnen Mieter ein Mietvertragsdossier angelegt wird. Für die Verwaltung aller Dossiers ist die zuständige Stelle darauf angewiesen, dass die Unterlagen jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind. Auch ein Zugriff auf die Unterlagen von unterwegs soll möglich sein. Ausserdem muss die Art der Archivierung der Dokumente den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Bewerbungsunterlagen, Mietverträge, Abnahmeprotokolle, Korrespondenz oder Kontaktangaben der Mieter sind nur ein Teil aller Dokumente, die in einem Mietvertragsdossier enthalten sind. Das Verwalten solcher Dossiers stellen den Vermieter oder die Liegenschaftsverwaltung vor unterschiedliche Herausforderungen: Die Suche nach den Unterlagen ist oft zeitaufwendig, eine physische Archivierung sämtlicher Dokumente in Schränken oder Räumen teuer und umständlich.

Die zeit- und kostensparende Alternative hierzu ist das elektronische Mietvertragsdossier (E-Dossier). Die elektronische Verwaltung der Dossiers erlaubt es, schnell und einfach auf die relevanten Unterlagen zugreifen zu können.

Ein zentrales Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) dient dabei einerseits als Ablage der Dokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Laufendes Scannen von Unterlagen hält die elektronischen Dossiers fortwährend aktuell, gleichzeitig werden die elektronischen Dokumente zentral abgelegt, beziehungsweise in den entsprechenden Workflow eingespiesen.

Rechtskonform, sicher und benutzerfreundlich

Die elektronische Ablage verschiedenster Dokumententypen ermöglicht den Anwendern jederzeit einen aktuellen und vollständigen Überblick über die Unterlagen der Mieter. Darüber hinaus gewährleistet das System eine rechtskonforme und sichere Archivierung der Dossiers. In jedem Fall bietet das DMS/ECM-System ausschliesslich berechtigten Benutzern den Zugriff auf vertrauliche Dokumente. Für die Abbildung der Mietvertragsdossiers im DMS/ECM-System verwendet Arcplace die neusten Technologien aus den Bereichen Scanning, Workflow, Dokumentenmanagement und Archivierung. Arcplace kann somit benutzerfreundliche und leistungsfähige Lösungen anbieten und die Bedürfnisse von Liegenschaftsverwaltungen unterschiedlichster Grösse bei der Verwaltung ihrer Mietvertragsdossiers abdecken.

Digitalisieren der Mietvertragsdossiers

Bei Mietvertragsdossiers handelt es sich oft um sensible Informationen. Arcplace bietet daher ein Scanning Service vor Ort an. Dieser erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer solchen Lösung direkt beim Kunden schnell und effizient zu digitalisieren.

Das Scanning beim Kunden vor Ort hat den Vorteil, dass die vertraulichen Dokumente zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dossiers zugegriffen werden. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.

 Unsere Scanning Lösungen und Services

Case Study:

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