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Burkhalter Gruppe – voll auf Draht bei der Digitalisierung

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White Paper

Rechtskonformes E-Personaldossier

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Elektronische Personaldossiers

Wenn es um die Verwaltung von Personalunterlagen geht, haben moderne HR-Abteilungen klare Anforderungen: der Zugriff auf die Unterlagen muss einfach, schnell, sicher und zuverlässig sein – und das möglichst unternehmensweit.

Neben elektronischen Dokumenten beinhaltet ein typisches Personaldossier allerdings auch heute noch eine Vielzahl von Dokumenten in Papierform. Diese sind in der Regel Arbeitsverträge, jährliche Leistungsbewertungen, Ausbildungszeugnisse und vieles mehr. Das Verwalten dieser Personaldossiers stellt die Unternehmen vor die unterschiedlichsten Herausforderungen: das Suchen nach Dokumenten ist zeitraubend, die sichere Ablage der Unterlagen in separaten Räumen oder Schränken ist teuer. Zudem müssen Personaldokumente auf Basis bestehender Aufbewahrungsrichtlinien über bestimmte Zeiträume archiviert und anschliessend vernichtet werden.

Die zeit- und kostensparende Alternative hierzu ist das elektronische Personaldossier. Ein zentrales Dokumentenmanagement oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) dient dabei einerseits als Ablage der Personaldokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Laufendes Scannen von Personalunterlagen hält die Personaldossiers fortwährend aktuell, gleichzeitig werden die elektronischen Dokumente zentral abgelegt bzw. in den entsprechenden Workflow eingespiesen.

Dossier: Sie brauchen ein elektronisches Personaldossier, wenn ...
Effektives Onboarding – Investition in erste Eindrücke

Rechtskonform, sicher und benutzerfreundlich

Die elektronische Ablage verschiedenster Dokumententypen ermöglicht dem HR-Bereich und den Vorgesetzten jederzeit einen aktuellen und vollständigen Überblick über die Unterlagen der Mitarbeiter im Unternehmen. Darüber hinaus gewährleistet das System eine rechtskonforme und sichere Archivierung der Personaldossiers. Schnittstellen zu marktgängigen HR-Applikationen ermöglichen zudem den Austausch von Stammdaten und den Zugriff aus bestehenden Umgebungen heraus. In jedem Fall bietet das DMS/ECM-System ausschliesslich berechtigten Benutzern den Zugriff auf die besonders vertraulichen Personalinformationen.

Für das elektronische Personaldossier verwendet Arcplace in den Bereichen Scanning, Workflow, Dokumenten-Management und Archivierung die neuesten Technologien. Arcplace kann somit benutzerfreundliche und leistungsfähige Lösungen für den HR-Bereich anbieten und dadurch die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlichster Grösse bei der Verwaltung ihrer Personaldossiers abdecken.

Digitalisieren der Personaldossiers

Bei Personaldossiers handelt es sich um äusserst sensible Informationen. Arcplace bietet daher ein Scanning Service vor Ort an. Dieser erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer solchen Lösung direkt beim Kunden schnell und effizient zu digitalisieren.

Das Scanning beim Kunden vor Ort hat den Vorteil, dass die sensiblen Dossiers zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.

Unsere Scanning Lösungen und Services

Case Study:

Personalamt Graubünden

Personalamt Graubünden

Personalamt Graubünden digitalisiert seine Personaldossiers

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Case Study:

Burkhalter Gruppe

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Voll auf Draht bei der Digitalisierung der Personaldossiers

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White Paper:

Im Zuge der Digitalisierung sind Unternehmen heute danach bestrebt, Personaldossiers möglichst (nur noch) elektronisch zu führen, denn mit dem elektronischen Personaldossier sind diverse Vorteile verknüpft. Damit diese Vorteile auch tatsächlich genutzt werden können, ist es wichtig, ein rechtskonformes elektronisches Personaldossier zu verwenden.

 

Rechtskonformes E-Personaldossier

Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier

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