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White Paper

Schweizer Archivie­rungsvorschriften

Elektronische Liegenschaftsdossiers

Zur Verwaltung und Bewirtschaftung von Anlagen, Gebäuden und Einrichtungen gehört für Eigentümer oder Liegenschaftsverwalter auch das Führen von Dossiers. Dabei ist die zuständige Stelle darauf angewiesen, dass die Liegenschaftsdossiers jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind – auch von unterwegs. Oftmals müssen bestimmte Dokumente auch noch viele Jahre später verfügbar sein und die Art der Aufbewahrung der Dokumente muss den gesetzlichen Vorschriften entsprechen.

Eigentümerinformationen, Grundbuchauszug, Hauswartung, Baupläne, Umbauten, Korrespondenz, Abrechnungen oder Zirkulare – diese und viele weitere Dokumente werden in Liegenschaftsdossiers abgelegt und verwaltet. Das Verwalten solcher Dossiers stellt die Liegenschaftsverwaltung vor unterschiedliche Herausforderungen: Die Suche nach den Unterlagen ist oft zeitaufwendig, eine physische Archivierung sämtlicher Dokumente in Schränken oder Räumen teuer und umständlich.

Die zeit- und kostensparende Alternative hierzu ist das elektronische Liegenschaftsdossier (E-Dossier). Die elektronische Verwaltung der Dossiers erlaubt es, schnell und einfach auf die relevanten Unterlagen zugreifen zu können.

Ein zentrales Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) dient dabei einerseits als Ablage der Dokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung. Laufendes Scannen von Unterlagen hält die elektronischen Dossiers fortwährend aktuell, gleichzeitig werden die elektronischen Dokumente zentral abgelegt, beziehungsweise in den entsprechenden Workflow eingespiesen.

Rechtskonform, sicher und benutzerfreundlich

Die elektronische Ablage verschiedenster Dokumententypen ermöglicht den Anwendern jederzeit einen aktuellen und vollständigen Überblick über sämtliche Unterlagen. Darüber hinaus gewährleistet das System eine rechtskonforme und sichere Archivierung der Dossiers. In jedem Fall bietet das DMS/ECM-System ausschliesslich berechtigten Benutzern den Zugriff auf vertrauliche Dokumente.

Für die Abbildung der Liegenschaftsdossiers im DMS/ECM-System verwendet Arcplace die neusten Technologien aus den Bereichen Scanning, Workflow, Dokumentenmanagement und Archivierung. Arcplace kann somit benutzerfreundliche und leistungsfähige Lösungen anbieten und die Bedürfnisse von Liegenschaftsverwaltungen unterschiedlichster Grösse bei der Verwaltung ihrer Liegenschaftsdossiers abdecken.

Digitalisieren der Liegenschaftsdossiers

Bei Liegenschaftsdossiers handelt es sich oft auch um sensible Informationen. Arcplace bietet daher ein Scanning Service vor Ort an. Dieser erlaubt es, die bestehenden Dossiers bei der Einführung einer solchen Lösung direkt beim Kunden schnell und effizient zu digitalisieren.

Das Scanning beim Kunden vor Ort hat den Vorteil, dass die vertraulichen Dossiers zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Für das Scanning vor Ort stellt Arcplace ein professionelles Team sowie eine hochmoderne Scanning-Infrastruktur zur Verfügung.

 Unsere Scanning Lösungen und Services

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