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Liegenschaftsdossiers jederzeit vollständig und schnell auffindbar

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Schweizer Archivie­rungs­vorschriften

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Elektronische Dossiers / Überblick

Dossiers sind als Sammlungen von verschiedenen Dokumenten zu einem bestimmten Thema zu verstehen. Unabhängig von der Grösse oder der Branche arbeiten die meisten Unternehmen mit folgenden Dossiers: Personaldossiers, Kundendossiers, Studierendendossiers, Patientendossiers, Projektdossiers, Falldossiers, Transportdossiers, Liegenschaftsdossiers, Mietvertragsdossiers.

Im digitalen Zeitalter besteht die Herausforderung darin, solche Dossiers elektronisch zu verwalten und zu archivieren (E-Dossier). Anwender haben verschieden Anforderungen, wie das neue System ihre Arbeitsprozesse vereinfachen und verbessern soll. Für die Verwaltung und Aufbewahrung von bestimmten Dokumenten bestehen ausserdem gesetzliche Vorschriften, welche eingehalten werden müssen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kommt ein Dokumentenmanagement- oder ein Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM) zum Einsatz.

Mithilfe von elektronischen Dossiers erhalten Kunden stets einen vollständigen und aktuellen Überblick über den Dossierinhalt und profitieren zusätzlich von hilfreichen Funktionen:

  • Umfassende Suchfunktionen
  • Rechtskonforme Archivierung von Dokumenten
  • Zugriffskontrolle anhand Berechtigungskonzept
  • Integration in bestehende Unternehmensapplikationen
  • Integration in Microsoft Office und Outlook

Anwender von E-Dossiers profitieren von folgenden Vorteilen:

  • Kosteneinsparungen durch Reduktion der Archivfläche
  • Schneller Zugriff auf Dossiers oder bestimmte Dokumente
  • Bessere Steuerung und Kontrolle der Zugriffe
  • Risiko des Dokumentenverlusts wird minimiert
  • Besserer Schutz vor Feuer oder Wasserschäden

Arcplace verfügt über grosse und langjährige Erfahrung in der Einführung von E-Dossier-Lösungen und kann verschiedenste Anforderungen umsetzen.

E-Dossiers Beispiele

Elektronische Personaldossiers

Personal­dossiers

Personalabteilungen sowie Führungskräfte sind auf einen einfachen, schnellen und sicheren Zugriff auf Personaldossiers angewiesen.

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Elektronische Studierendendossiers

Studierenden­dossiers

Studierendendossiers müssen je nach kantonaler Gesetzgebung unterschiedlich lange aufbewahrt werden.

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Elektronische Liegenschaftsdossiers

Liegenschafts­dossiers

Der Einsatz elektronischer Dossiers vereinfacht die Arbeitsabläufe und bietet einen schnellen und sicheren Zugriff auf die gewünschten Dokumente.

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Elektronische Mietvertragsdossiers

Mietvertrags­dossiers

Die elektronische Ablage verschiedenster Dokumententypen ermöglicht jederzeit einen aktuellen und vollständigen Überblick über die Unterlagen.

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100% Schweizer Services

Als Schweizer Firma bietet die Arcplace AG Services mit Datenhaltung in der Schweiz an. Die beiden Datenzentren in Zürich und Genf sind ISO 27001 zertifiziert und wurden durch unabhängige Dritte erfolgreich nach dem FINMA Rundschreiben 2008/7 geprüft.

Umsetzungsmodelle

Arcplace bietet folgende
Umsetzungsmodelle an:

In-house Installationen
Managed Services
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