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Video: Digitale Transformation bei Livit

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White Paper (Englisch)

Einführung in den Digitalen Posteingang

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Digitaler Posteingang

Der Digitale Posteingang organisiert und optimiert den gesamten über verschiedene Kanäle eingehenden Dokumenteneingang eines Unternehmens. Der Digitale Posteingang verarbeitet alle eingehenden Dokumente zentral, unabhängig davon, ob diese in papierbasierter oder elektronischer Form (E-Mails, Online-Formulare, File-Imports usw.) vorliegen.

Scanning ist der erste Schritt bei papierbasierter Korrespondenz. Operators sortieren und scannen die Dokumente, wenn sie eingehen. Fliessen die Informationen elektronisch in den Digitalen Posteingang ein, integriert die Arcplace Kommunikationsinfrastruktur die Daten automatisch in den Verarbeitungsprozess.

Anhand von festgelegten Regelwerken klassifiziert der Digitale Posteingang mittels höchstmöglicher Automatisierungsrate umgehend die empfangenen Dokumente. Arcplace Mitarbeiter klassifizieren alle Dokumente, die nicht automatisch verarbeitet wurden. Unter Verwendung der OCR-Technik werden die Dokumente so aufbereitet (Daten-Extraktion), dass eine damit verbundene effiziente Weiterverarbeitung stattfinden kann. Der Digitale Posteingang weist anschliessend die Dokumente mit den extrahierten Daten dem korrekten Empfänger (einer Einzelperson, einer Gruppe) oder dem Geschäftsprozess bzw. der Fachapplikation (Rechnungswesen, Kundenservice, etc.) zu.

Mit dem Digitalen Posteingang komplettiert Arcplace ihre bewährten Lösungen im Bereich Scanning, Dokumenten Management und Archivierung. Arcplace vertraut seit langem auf etablierte Standardkomponenten. Einfachheit in der Bedienung, kombiniert mit schneller Anpassung an die Kundenwünsche, machen den Erfolg der Arcplace Lösungen aus.

 

Arcplace Scan Center

Das Arcplace Scan Center in Glattbrugg, Schweiz, verarbeitet Dokumente für Unternehmen aller Art, die in der gesamten Schweiz ansässig sind. Das Scan Center wird einerseits für wiederkehrende Scanning-Aktivitäten wie das Scanning von Lieferantenrechnungen, Bestellungen oder der gesamten Korrespondenz genutzt. Ausserdem dient es der Digitalisierung grosser Papierarchive, die typischerweise danach in DMS-, ECM- oder ERP-Systeme übertragen werden.

Das Arcplace Scan Center ist nach dem Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert und arbeitet mit modernster Technologie für Digitalisierung und Capture von Dokumenten aller Art und Grössen. Ein professionelles Team von Projektleitern, Technikern und Scanning Operators hilft den Kunden, die Scanning-Prozesse zu definieren und zu implementieren, welche den Anforderungen am besten entsprechen.

Angebot einholen für Ihr Scanning Projekt

Betriebsmodelle – Inhouse oder als Service

Arcplace bietet den Digitalen Posteingang sowohl als Inhouse-Lösung als auch als Service an. Basierend auf den Kundenanforderungen können die einzelnen Modelle flexibel angepasst werden: als Betriebsmodell «Business Process Outsourcing» (BPO) wird beispielsweise die Post des Kunden direkt bei Arcplace angeliefert. Das Scan Center sortiert die gelieferten Briefe, öffnet und scannt jene Briefe, die nicht durch eine Blacklist von der Verarbeitung ausgenommen sind. Alternativ kann der Digitale Posteingang auch als Inhouse-Lösung direkt beim Kunden installiert werden.

Sollte der Kunde bereits über Teile einer Posteinganglösung verfügen, offeriert Arcplace auch einzelne Module des Digitalen Posteingangs. So kann z.B. das Scanning oder die Verarbeitung in die beim Kunden bestehende Umgebung eingebunden werden.

White Paper: Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit dem Digitalen Posteingang

Dieses White Paper von Kofax zeigt, wie ein Digitaler Posteingang, der durch Capture- und Business Process Management (BPM)-Technologie unterstützt wird, eingehende Dokumente – ob per Post, Fax, E-Mail, Multifunktionsdrucker, Webportal oder Mobilgerät und Tablet – zu strukturierten elektronischen Informationen umwandelt, die in vielfältige Geschäftsprozesse und Systeme im gesamten Unternehmen eingespeist werden.

Einführung in den Digitalen Posteingang

Wie Sie Geschäftsprozesse mit einem Digitalen Posteingang automatisieren können (Englisch)

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Video:

Mit Hilfe von Arcplace hat die Immobilienverwaltung Livit AG einen Grossteil ihrer Geschäftsprozesse und 150’000 Mietvertragsdossiers digitalisiert. Kreditorenrechnungen und übrige Korrespondenz werden heute automatisch digitalisiert, in entsprechende Workflow-Lösungen übergeben und nach Compliance-Standards archiviert.

Im Film stellt ein Mitarbeiter der Livit ausführlich dar, welche Effizienzgewinne für die Firma und welche Verbesserungen für die Angestellten erreicht wurden.