«Mit Smart Capture Technologien können Sie Dokumente verarbeiten, ohne vorher zu wissen, welche das sein werden.»

Mit Smart Capture lässt sich die automatische Verarbeitung auf unstrukturierte Dokumente ausweiten. Romain Rochat, Manager Suisse Romande bei Arcplace, erläutert in einem Interview mit dem ICT-Journal, wie diese Lösungen funktionieren und welche Anwendungen am nützlichsten sind.

Wo liegen die Einschränkungen der vorherigen Generation von Capture Technologien?

Lange Zeit, und in vielen Unternehmen ist das auch heute noch so, wurde das Erfassen als einfaches Umwandeln eines Papierdokuments in ein digitales Bild betrachtet. Es stellte sich jedoch bald heraus, dass ein elektronisches Dokument letztlich keinen grossen Nutzen bringt, wenn es nicht mit verwertbaren Daten verknüpft ist. Diese erlauben es nämlich erst, Eingaben zu vermeiden oder Aktionen zu automatisieren. Um diese Daten – idealerweise automatisch – zu extrahieren, war es oft notwendig dem System beizubringen, wo auf dem Dokument sich die Informationen befinden. Dies geschah teils durch Konfiguration der einzelnen Dokumentvorlagen mit den mehr oder weniger genauen Positionen der auszulesenden Daten. Auch wenn einige Systeme über erweiterte Funktionalitäten verfügten, waren diese Lösungen immer noch relativ starr und zu stark davon abhängig, ob man das zu digitalisierende Dokument vorher kannte.

 
Romain Rochat, Arcplace AG

Romain Rochat, Manager Suisse Romande bei Arcplace

Was bedeutet Smart Capture? Welche Dokumente betrifft es?

Heute wird alles «intelligenter», vom Telefon bis zum Auto, und auch wenn einige Science-Fiction-Fans diese Vorstellung pflegen – Software und Roboter werden den Menschen nicht über Nacht ersetzen. Auch der Mensch selbst muss intelligenter werden, indem er sich auf Aufgaben konzentriert, die nur er erledigen kann. So ermöglicht Smart Capture, Dokumente zu erkennen und abzulegen, analog zu einem Mitarbeiter, der jeden Morgen die Post sortiert und sie in das Ablagefach der jeweiligen Abteilungen des Unternehmens legt. Manchmal ist die Entscheidung einfach, aber oft muss der Mensch den Kontext lesen und verstehen, um ein Schreiben korrekt zuordnen zu können. Genau das leisten Smart Capture Technologien. Smart Capture betrifft also alle Dokumente, insbesondere solche, die überhaupt nicht strukturiert sind. So zum Beispiel ein Reklamationsschreiben eines Kunden, dessen Inhalt und Struktur nicht im Voraus bekannt sind.

 

In welchem Verhältnis stehen diese Technologien zu vorhandener Software und Daten?

Der Vorteil einer solchen Technologie besteht darin, dass man unter Verwendung von Stammdaten aus ERP oder CRM Systemen, Elemente in den verarbeiteten Dokumenten erkennen kann, ohne im Voraus zu wissen, wonach man sucht. Das Ziel ist es, Dokumente klassifizieren zu können, d. h. bestimmen zu können, um welche Art von Schreiben es sich handelt. Des Weiteren braucht es zugehörige Informationen, um das Dokument im Unternehmen (mithilfe eines ECM-Systems und Workflows) weiterzuleiten und letztlich eine langwierige und häufig fehleranfällige Eingabeprozedur zu vermeiden. 

 

Können Sie einige Beispiele für Prozesse nennen, die mit diesen Technologien automatisiert werden können?

Ein sehr gutes Beispiel ist die Verarbeitung des Posteingangs eines Unternehmens. Einige Zusendungen sind natürlich bekannt (Antwortformulare u. Ä.), aber die meisten eingehenden Dokumente sind «unstrukturiert», d. h., wir wissen nicht im Voraus, wie ihr Layout aussieht und welchen Inhalt sie haben. Bei einer solchen Situation besteht der erste Schritt darin, Dokumente klassifizieren zu können, d. h. jedes Dokument nach seinem Inhalt automatisch einem Typ zuordnen zu können. Es kann sich um einen Vertrag, eine Reklamation, eine Rechnung, eine Informationsanfrage usw. handeln. Bei einer digitalen Posteingangslösung geht es letztlich darum, Post automatisch an die richtige Person im Unternehmen weiterzuleiten und somit die manuelle Arbeit eines Mitarbeiters zu ersetzen, der jeden Morgen die Umschläge öffnet und die Post an die verschiedenen Abteilungen, Teams und Mitarbeiter eines Unternehmens verteilt. Beispielsweise kennt ein Kunde, der einen Brief an seine Bank schickt, nicht unbedingt den Namen seines Beraters. Durch Rückgriff auf die Stammdaten der Bank erkennt die Software den Kunden. Sie erkennt, dass es sich um eine Anfrage im Zusammenhang mit seinem Hypothekarkredit handelt, und leitet das Schreiben mithilfe der Stammdaten des Unternehmens direkt an den zuständigen Berater weiter. Auf Basis der verfügbaren Zusatzinformationen weiss der Berater zudem, dass es sich um eine Anfrage zum Hypothekarkredit für das Chalet im Wallis und nicht zu dem für den Hauptwohnsitz handelt.

 

Welche Arten von Unternehmen profitieren am meisten von Smart Capture Technologien?

Die Smart Capture Technologien richten sich an Unternehmen, die ein gewisses Posteingangsvolumen zu verarbeiten haben. Sie sind besonders dann sinnvoll, wenn die Automatisierung die manuelle Verarbeitung weitgehend ersetzen kann. Bei einem erheblichen Aufkommen an Zusendungen und wenn die Eingabe, Sortierung und Klassifizierung sehr zeitaufwendig ist, wird eine solche Lösung sehr interessant.

Wir realisieren derartige Lösungen für Banken, Immobiliengesellschaften, grosse Industrie- und Handelsunternehmen sowie Verwaltungen. Heutzutage müssen diese Kundengruppen mit weniger mehr erreichen. Smart Capture Technologien sind die Antwort darauf. In der Vergangenheit wurde Capture als Unterstützung gesehen, um sich wiederholende und mühsame menschliche Aufgaben zu automatisieren. Das ist natürlich immer noch richtig, aber die Herausforderung besteht heute darin, noch weiter zu gehen. Mit diesen Systemen lassen sich Vorgänge automatisieren, die bisher menschliche Intelligenz erforderten. Die Aufgaben ändern sich, der Automatisierungsgrad nimmt zu. Der menschliche Geist, seine Kreativität und das irrationale Denken sind aber immer noch notwendig für Aufgaben und Entscheidungen, die heute nicht von Software oder einem Algorithmus übernommen werden können.

 

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