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E-Mail Archivierung alleine reicht nicht

White Paper (Englisch) - Finanzbereich

Archivierung von E-Kommunikation

Messaging Archivierung

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Strategien einzuführen, welche das Wachstum der Menge von elektronischen Nachrichten einschränken und den Vorschriften zur Aufbewahrung dieser Kommunikationsdaten gerecht werden. Um diese Herausforderungen anzugehen, bietet Arcplace Lösungen und Services zur Archivierung von Kommunikationsdaten wie E-Mails oder einer Vielzahl anderer Quellen an.

Abhängig von den eingesetzten Quell-Systemen, den spezifischen Archivierungsanforderungen und der Unternehmens-Strategie, unterstützt Arcplace die Kunden bei der Konzeption und der Inbetriebnahme der optimalen Archivierungslösung für Kommunikationsdaten.

Mittels modernster Konnektoren können aus über 60 unterschiedlichen Quellen Daten wie Chat-Protokolle, Instant Messaging Nachrichten oder Aktivitäten in sozialen Netzwerken in das Datenarchiv gespeichert werden. Damit verbleiben die Angaben erhalten und nachvollziehbar. Die archivierten Kommunikationsdaten sind für allfällige Anfragen im Rahmen von E-Discovery volltext-basiert durchsuchbar. So erfüllen Sie die gewünschte Auskunftspflicht gegenüber Kunden, Lieferanten oder Behörden.

 

E-Mail Archivierungsmethoden

Arcplace unterscheidet zwischen zwei Methoden bei der Archivierung von E-Mails: einerseits die sogenannte Mailbox-Archivierung und andererseits die Journal-Archivierung.

Die Mailbox-Archivierung verfolgt das Ziel der Entlastung des E-Mail Systems, indem alte E-Mail Daten in ein Archiv ausgelagert werden. Zudem können persönliche Benutzer-Archive (PST/NSF) ebenfalls in das Mailbox-Archiv importiert werden. Der Zugriff für die Anwender ist transparent und bedingt keinerlei Schulung.

Die Methodik der Journal-Archivierung hat das Ziel Nachrichten aufgrund rechtlicher Vorschriften respektive der Compliance aufzubewahren. Dabei wird der gesamte eingehende sowie ausgehende Nachrichten Datenstrom ins Journal-Archiv kopiert. Die Speicherung dieser Nachrichten erfolgt in der Regel auf rechtskonformen Speichersystemen. Damit diese gesammelten Daten effizient durchsucht werden können, beinhaltet die Lösung effiziente und umfassende E-Discovery-Fähigkeiten.

Flexible Umsetzungsmodelle

Die Arcplace Lösungen für eine Archivierung von Kommunikationsdaten sind in unterschiedlichen Umsetzungsmodellen realisierbar. Einerseits bieten wir klassische on-premise Installationen an. Andererseits können Kunden zwischen den Servicemodellen «Managed» oder «Cloud» wählen. Bei einem Managed Service steht die Lösung beim Kunden und wird durch Arcplace betreut und betrieben. Beim Cloud-basierten Service wird die Lösung aus den Rechenzentren der Arcplace angeboten.

 
Umsetzungsmodelle

White Paper:

Schweizer Archivierungsvorschriften

Rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von geschäftlichen Informationen

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Booklet: E-Mail Archivierung

Leitfaden zur Umsetzung und rechtliche Grundlagen (CH, D, A)

  • Wer muss E-Mails archivieren?
  • Was ist bei der Archivierung zu beachten?
  • Welche Begriffe muss man kennen?
  • Wie findet man die richtige Lösung?
  • Wie rechnet sich die E-Mail Archivierung?

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