Traitement de factures
Les factures papier et l’important travail nécessaire à leur traitement sont un sérieux problème pour les départements des comptes fournisseurs (Account payable - AP) depuis des dizaines d’années. Les équipes concernées peinent à répondre aux besoins des organisations en termes de visibilité, de ponctualité et de précision dans le reporting et le contrôle financier. Les solutions Arcplace de traitement automatique des factures aident votre organisation à éliminer les factures papier, à atteindre une visibilité en temps réel, à améliorer votre contrôle et à accroître vos bénéfices.
Grâce à ces solutions, vous pouvez automatiser l’ensemble du processus de gestion des factures, y compris l’acquisition des données à partir des factures papier, l’incorporation d’un flux de validation, ainsi que le transfert des paiements. Cette approche permet aux organisations d’économiser parce qu’elles n’ont plus à vérifier manuellement, distribuer en interne, localiser ou archiver des factures papier. En intégrant les solutions dans vos systèmes, vous pouvez augmenter encore le retour sur vos investissements existants.
Les solutions Arcplace simplifient le traitement des factures par votre organisation à chaque étape du processus:
Acquisition des données
Utilisez les technologies les plus récentes de reconnaissance d’images et de caractères (OCR/ICR) pour numériser toutes les données essentielles à partir de factures papier et créer des enregistrements électroniques.
Examen et approbation
Les factures sans bon de commande sont automatiquement envoyées pour examen et approbation à l’aide de flux multiniveaux facilement adaptables à vos règles internes.
Définition de notifications automatiques par courrier électronique
À chaque étape du processus d’approbation, les utilisateurs reçoivent une notification par Email, avec un lien sur lequel ils peuvent cliquer lorsqu’une action de leur part est nécessaire. L’interface utilisateur repose sur un navigateur; elle est facile à utiliser et n’exige aucune installation.
Transfert pour paiement
Une fois approuvées, les factures sont transférées dans le système financier/ERP pour être payées. Une fois la facture payée, les données de transaction, la piste d’audit et l’image de la facture peuvent être retrouvées à partir d’écrans du système financier/ERP par des liens établis avec la facture archivée.
Archivage des données de facture
Les factures peuvent être archivées selon les règles de l’organisation ou selon la réglementation officielle. Toutes les factures peuvent en outre être enregistrées dans les archives personnelles des collaborateurs responsables de l’examen ou de l’approbation.
Les solutions Arcplace de traitement automatique des factures:
- Sont une solution de bout en bout pour le traitement et l’archivage électroniques des factures (papiers ou électroniques)
- Éliminent les tâches longues et répétitives de manipulation des factures
- Diminuent les erreurs en réduisant au minimum la saisie manuelle de données
- Accélèrent le processus d’approbation des factures
- S’intègrent de façon transparente au sein des systèmes d’ERP et de comptes fournisseurs
- Permettent de retrouver des factures archivées en quelques secondes en cas d’audit ou de litige
- Permettent d’économiser un espace important en rendant inutile le stockage de copies papier des documents
- Offrent un retour sur investissement (RSI) rapide
- Permettent un déploiement accéléré grâce à une mise en œuvre rapide et à une utilisation facile