Gestion de documents (GED)
Aujourd’hui, les organisations ont besoin d’un système qui réponde aux questions suivantes concernant la gestion de documents:
- Comment organiser nos documents? Comment garantir que les documents sont correctement classés?
- Comment nous protéger contre la perte, l’altération ou la destruction accidentelles ou délibérées de documents?
- Comment garantir la lisibilité des documents dans l’avenir?
- Comment décider quels documents conserver? Combien de temps doivent-ils être conservés?
- Quelles sont les règles régissant la circulation des documents dans l’organisation?
- Si plus d’une personne est impliquée dans la création d’un document, comment les personnes vont-elles collaborer?
Les systèmes de gestion de documents (GED ou DMS, Document Management System) proposés par Arcplace répondent de façon élégante à ces problèmes. À partir des besoins exacts, de l’infrastructure déjà en place et de la stratégie globale de l’entreprise, Arcplace vous aidera à concevoir et à déployer la solution optimale.
Caractéristiques clés de nos solutions de gestion de documents:
Acquisition et indexation
Les documents peuvent être acquis à partir de n’importe quelle application et peuvent être indexés pendant ou après la phase d’acquisition.
Extraction des documents et recherche
Des fonctions avancées de recherche et d’extraction sont proposées, telles que la recherche par index, la recherche par type de document ou la recherche en texte intégral.
Prévisualisation des documents
Affichez des aperçus rapides des documents stockés dans le système.
Propriétés des documents
Les propriétés des fichiers Windows sont complétées par des propriétés supplémentaires telles que les index, le texte intégral, le contrôle des versions, l’historique, le cycle de vie et les droits d’accès.
Gestion du cycle de vie
Archivage automatique ou manuel des documents pour assurer la conformité avec les exigences internes et externes.
Gestion hiérarchisée du stockage
Les documents peuvent être déplacés manuellement ou automatiquement sur le support de stockage le plus approprié, en fonction par exemple de la phase du cycle de vie dans laquelle il se trouve.
Archivage sécurisé
Les signatures numériques et l’horodatage des documents archivés permettent d’identifier de possibles manipulations de données et de garantir la conformité à la réglementation nationale et internationale.
Historique d’audit
Les journaux d’activité concernant les documents archivés, indiquant notamment qui les a consultés, quand et pourquoi, sont facilement accessibles.
Interfaces ouvertes
Les documents peuvent être acquis, affichés, et peuvent faire l’objet de liens ou de recherches depuis d’autres applications.