Dokumenten Management DMS
Die folgenden Fragen betreffend Dokumenten Management müssen die Unternehmen heute angehen:
- Wie organisieren wir unsere Dokumente? Wie stellen wir sicher, dass Dokumente entsprechend abgelegt werden?
- Wie schützen wir Dokumente gegen Verlust, Fälschung und Zerstörung?
- Wie stellen wir sicher, dass Dokumente auch in Zukunft lesbar sind?
- Wie bestimmen wir, welche Dokumente aufbewahrt werden? Wie lange sollen diese aufbewahrt werden?
- Nach welchen Regeln sollen Dokumente im Unternehmen weitergeleitet werden?
- Wie arbeiten die Personen bei der Erstellung von Dokumenten zusammen?
Die DMS Lösungen, welche von Arcplace angeboten werden, lösen diese Fragen elegant. Arcplace hilft Ihnen vom Design bis hin zur Inbetriebnahme der optimalen DMS Lösung, abhängig von den genauen Anforderungen, der vorhandenen Infrastruktur und der Unternehmensstrategie.
Hauptmerkmale der DMS Lösungen:
Erfassung und Indexierung
Dokumente können von beliebigen Applikationen erfasst und während oder nach der Erfassungsphase indexiert werden.
Dokumentensuche und Wiederherstellung
Verschiedene Such- und Wiederherstellungsfunktionen wie Indexsuche, Volltextsuche oder Suche nach Dokumenttypen sind vorhanden.
Dokumenten Vorschau
Die gespeicherten Dokumente können in einer Vorschau schnell dargestellt werden.
Dokumenten Eigenschaften
Die Windows File Eigenschaften werden mit weiteren Angaben wie Indexen, Volltext, Versionen, History, Lebenszyklus und Zugangsrechten erweitert.
Lebenszyklus
Automatische oder manuelle Archivierung der Dokumente für die Konformität mit internen und externen Anforderungen.
Hierarchisches Speichermanagement
Dokumente können manuell oder automatisch auf das passende Speichermedium migriert werden, z.B. basierend auf dem aktuellen Status im Lebenszyklus.
Sichere Archivierung
Digitale Signaturen und Zeitstempel erlauben die Identifikation von möglichen Manipulationen und gewährleisten die Konformität zu nationalen und internationalen Vorschriften.
Audit Trail
Activity Logs zeichnen die Zugriffe auf die archivierten Dokumente auf.
Offene Schnittstellen
Dokumente können durch andere Applikationen erfasst, eingebunden, gesucht oder angezeigt werden.